Von Zuständigkeiten und Fragezeichen.
Auf dem Papier regeln Notfall- und Krisenpläne genau, wer wann wofür zuständig ist. Wenn dann einmal wirklich etwas passiert, ist das aber oft nicht mehr so klar. Oder die verantwortlichen Personen sind nicht so rasch verfügbar wie sie es sein sollten. Oder wissen womöglich nicht einmal, dass sie jetzt zuständig sind.
Mögliche Gründe dafür gibt es viele. Am häufigsten sind es Definitionsfehler: Oft sind die Angaben viel zu allgemein (z.B. „die erfahrenste Person“). Das führt dann dazu, dass erst einmal diskutiert wird, wie dieser Punkt denn jetzt genau auszulegen ist. Es gibt aber auch „Überdefinitionen“: Deren Resultat kann dann sein, dass konkrete Krisen oder Notfällen sich von allen beschriebenen Szenarien ein wenig unterscheiden und dann erst recht diskutiert wird, wie denn jetzt wirklich genau zu handeln wäre.
Definitionen müssen so gewählt werden, dass sie schnell und sicher angewendet werden können. Dazu gehört auch, dass Aufgaben über Rollen zugewiesen werden. Für diese Rollen kann man dann eine entsprechende Anzahl an Personen qualifizieren. Denn wenn nur eine einzige Person für eine bestimmte Aufgabe vorgesehen ist, dann führt das schnell zu einer Situation, in der diese Rolle unbesetzt bleibt. Und besonders für leitende Positionen ist das sehr kritisch. Eine „Ein-Personen-rund-um-die-Uhr-Bereitschaft“ für Notfall- oder Krisenmanager führt früher oder später zu einer Reduktion der Awareness. Hier ist es wichtig, dass sich Phasen der jederzeitigen Bereitschaft mit „Entspannungsphasen“ abwechseln – was aber eben bedeutet, dass sich mehrere Personen die Bereitschaft für eine bestimmte Rolle teilen müssen.
Derartig definierte Rollen erleichtern auch die Kommunikation im Anlassfall: Man muss nicht wissen, welche konkrete Person jetzt gerade wofür zuständig ist, man kann das über vorbereitete Kommunikationslinien lösen, z.B. virtuelle Telefonklappen, eigene E-Mail-Adressen oder spezielle Funknamen. So kann im Notfall eine vorbereitete Struktur sehr rasch angesprochen werden. Vorausgesetzt die dafür verantwortlichen Personen sind sich ihrer Zuständigkeit bewusst. Was leider nicht immer der Fall ist…
Mehr dazu in der Episode.
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