Was ist ein Krisenmanagementplan? Er soll eine Organisation, ein Unternehmen oder eine Kommune in die Lage versetzen, auf eine Krise zu reagieren, also das Krisenmanagement gewährleisten. Dabei gibt es – anders als bei Notfallplänen – keine operativen „Kochrezepte“. Es geht um die Herstellung und Aufrechterhaltung der Reaktionsfähigkeit.
Dazu muss eine Krisenmanagementplan wesentliche Punkte klären:
- Welche Ressourcen stehen – personell und materiell – zu Verfügung?
- Wer hat ist für die Leitung des Krisenmanagements verantwortlich?
- Welche Rollen (z.B. Krisenstab) sind zu besetzen?
- Wie werden welche Personen wann verständigt bzw. alarmiert?
- Wie wird überhaupt von wem und in welchen Situationen die Krisenreaktion ausgelöst?
- Für den Krisenstab: Wer gehört dazu? Was wird von ihm erwartet? Wo sind Quartier bzw. Ersatzquartier(e)? Welches Material (z.B. Informations- und Kommunikationstechnologie) braucht der Krisenstab? – Meine Empfehlung: Nicht erst alles im Anlassfall „bereitstellen“ sondern jederzeit einsatzbereit halten. Das kostet zwar, beschleunigt die Reaktion im Ernstfall aber enorm!
- Krisenkommunikation, und zwar intern und extern. Es muss jederzeit alles bereit stehen, um mit Medien und auch via Social Media an die Öffentlichkeit zu treten. Gleichzeitig dürfen die eigenen MitarbeiterInnen nicht außer Acht gelassen werden: Wenn diese über die Medien mehr erfahren als direkt von ihrer Führung, dann ist das Vertrauen rasch nachhaltig beschädigt.
- Vorlagen für jegliche Form von Dokumentation, von der Tagesordnung im Krisenstab bis hin zu Lageberichten oder Presseaussendungen.
Besonders empfehlenswert ist der Einsatz von Checklisten. Dabei sind einige Punkte zu beachten:
- Eine Checkliste sollte wie ein einfaches Kochrezept gehalten sein.
- Eine Checkliste sollte im Idealfall nicht länger als eine A4-Seite sein – so fällt das Abarbeiten im Stress wesentlich leichter, als wenn man hin- und herblättern muss
- Checklisten sollten optisch so aufbereitet sein, dass man sich gut zurechtfinden kann. (Weitere Punkte werden in der Episode angesprochen).
Checklisten erleichtern auch die Erstellung und Formulierung des restlichen Krisenmanagementplans, da dieser dann primär für die Vorbereitung verwendet wird. Während der Krise greift man dann natürlich primär zu den Checklisten.
Aber Vorsicht: Es darf nicht passieren, dass mit den Jahren der Inhalt der Checklisten vom übrigen Krisenmanagementplan abweicht! Änderungen bzw. Anpassungen müssen immer an allen Stellen gleichzeitig vorgenommen werden. Dies ist auch regelmäßig zu prüfen.
Besonders wichtig ist aus meiner Erfahrung vor allem, dass ein Krisenmanagmentplan nur dann etwas nützt, wenn er auch regelmäßig geübt wird. Und zwar nicht in einem entspannten Trockentraining, wo man im Wesentlichen den Plan nur durchliest, sondern in möglichst realitätsnahen Simulationen – was das Thema meiner nächsten Podcast-Episode sein wird.
Wenn sie Wünsche oder Anregungen haben, freue ich mich wie immer über eine Email: podcast@krisenmeisterei.at
