Episode 60: Checklisten im Krisenmanagement – Shownotes

Dass man Notfälle mit guten Checklisten rascher und effizienter bewältigen kann als ohne, das steht mittlerweile außer Diskussion. Aber wie sieht es im Krisenmanagement aus? Und was macht eine gute Checkliste eigentlich aus? Und: Haben Checklisten wirklich nur Vorteile?

Zunächst einmal: Ja, Checklisten haben viele Vorteile. Und zwar:

• Man kann die „Phase des Chaos“ direkt nach einem disruptiven Ereignis verkürzen und rascher mit strukturierten, effektiven und effizienten Maßnahmen beginnen.
• Das Vorgehen in bestimmten Situationen wird durch den Einsatz von Checklisten standardisiert.
• Anhand von Checklisten kann man sich persönlich gut auf bestimmte Szenarien vorbereiten.
• Im Ernstfall helfen die Checklisten, Stress und Emotionen zu reduzieren.
• Checklisten können auch eine wertvolle Unterstützung bei der Dokumentation darstellen.

Allerdings können Checklisten auch Nachteile haben:

• Wenn Checkliste und Szenario nicht wirklich zusammenpassen, dann kann es notwendig sein, dass die verantwortlichen Personen von der vorgegebenen Vorgehensweise abweichen. Wenn diese das aber nicht wissen, nicht gelernt und geübt haben, dann kann es dazu kommen, dass die notwendigen Abweichungen nicht vorgenommen werden und daher am eigentlichen Notfall „vorbei“ gearbeitet wird.
• Wenn es eine sehr große Anzahl von Checklisten gibt, dann kann es aufwendig werden, die gerade richtig passende Checkliste zu finden.
• Wird dann womöglich die falsche Checkliste gewählt, dann passen Notfall und Maßnahmen nicht zusammen.

Es ist also auch bei vorhandenen Checklisten unerlässlich, dass die Verantwortlichen im Vorhinein genau wissen, was ihre Aufgaben sind – Checklisten können und dürfen da nur zur Erinnerung helfen. Das führt zu den Gefahren, die beim Einsatz von Checklisten lauern:

• Mitunter werden weitere Vorbereitungen unterlassen, weil man im Notfall ja eh die Checkliste hat. Das ist natürlich ein Irrglaube: Eine Checkliste hilft, vorher Erlerntes und Geübtes rasch und sicher zum Einsatz zu bringen. Aber sie kann Training und Übung nicht ersetzen.
• Veraltete Checklisten stellen eine große Gefahr dar. Es ist daher sehr wichtig, dass es für jede Checkliste klare Verantwortlichkeiten bei Inhalt und Verteilung gibt.
• Sollte es doch einmal passieren, dass eine veraltete oder unpassende Checkliste im Ernstfall verwendet wird, dann besteht natürlich die Gefahr, dass die Verantwortlichen nicht primär auf die tatsächliche Situation reagieren, sondern in erster Linie unbeirrt die (falsche) Checkliste abarbeiten – mit entsprechenden Ergebnissen.

Im Krisenmanagement bereitet man sich auf unvorhergesehene Ereignisse vor. Checklisten sind trotzdem ein sehr wertvolles Werkzeug, zum Beispiel für Alarmierungen, Aufbau und Betrieb eines Krisenstabs oder Abwicklung von diversen Kommunikationsprozessen.

Wichtig ist natürlich auch eine optimale Gestaltung der Checklisten. Diese sollen rollenbasiert, überschaubar und systematisch erstellt werden: Ich muss rasch die für meine Aufgaben relevante Checkliste finden können, den Inhalt schnell erfassen und meine Checkliste auch in den Gesamtkontext der Krisenreaktion einordnen können. Das konkrete Format einer Checkliste (A4, A5, A6, hoch, quer, etc.) sollte sich dabei immer an die Situation der handelnden Personen orientieren: Was können sie bei sich tragen, wie können sie die Checkliste besonders gut „bedienen“. Denn nur dann ist gewährleistet, dass sie auch wirklich damit arbeiten.

Das alles lässt sich natürlich besonders gut mit digitalen Checklisten bewältigen. Allerdings ist es dann natürlich wichtig, dass man auch während eines IT-Ausfalls auf den Inhalt der Checklisten zugreifen kann – zum Beispiel über ein paralleles „Papier-System“. Es braucht dann natürlich auch eine Checkliste für das Vorgehen beim Ausfall des Checklisten-Servers…