Trainings und Übungen: Warum „einmal im Jahr“ nicht reicht
Hallo und herzlich willkommen zur 120. Folge von Krisenmeisterei. Heute geht es um Trainings und Übungen. Wenn man Unternehmen fragt: „Wie schaut es denn aus? Macht ihr überhaupt Übungen – oder wie oft?“, dann landen die Antworten meist in drei Kategorien.
Erstens: „Ja, wir machen Übungen.“
Zweitens: „Nein, wir brauchen das nicht. Unsere Teams und Führungskräfte bewältigen im Alltag schon so viel – wir sind auch für Krisen und Notfälle gut aufgestellt.“
Drittens: „Naja, das geht bei uns nicht. Bei uns kann man keine Krise oder keinen Notfall üben. Wir sind zu groß, zu kritisch – das wäre eine zu große Belastung für den Alltag.“
Aus meiner Erfahrung sind Antwort 2 und 3 – „wir brauchen das nicht“ oder „das ist nicht möglich“ – sehr oft (bewusst oder unbewusst) Schutzbehauptungen.
Wer sagt: „Das brauchen wir nicht, wir sind sowieso immer gut aufgestellt“, hat häufig keine Vorstellung davon, was echte Notfälle oder Krisen bedeuten. Vielleicht hat man das auch noch nie erlebt – was natürlich gut ist. Ich wünsche es jedem, das nicht durchleben zu müssen. Aber in der Regel kommt es irgendwann. Und oft ist dieses „wird bei uns nicht passieren“ schlicht Verdrängung.
Und bei denen, die sagen, Übungen seien ein zu starker Eingriff in den Alltag, steckt meist nicht „Unmöglichkeit“ dahinter, sondern Mangel an Fantasie oder Erfahrung mit gut gemachten Übungen. Da wird häufig angenommen: Üben heißt, alles steht still. Üben heißt, riesiger Aufwand. Üben heißt, das Alltagsgeschäft muss komplett eingestellt werden. Das stimmt so nicht.
Wenn man Erfahrung im Aufsetzen und Durchführen von Übungen hat, weiß man: Übungen lassen sich oft sehr fein abgestimmt und maßgeschneidert gestalten. Nicht so, dass „alles stillsteht“ – aber sehr wohl so, dass einzelne Teams und Führungskräfte die Gelegenheit bekommen, zu lernen, sich zu verbessern und ihre Krisenfähigkeit gezielt zu stärken.
„Wir üben“ – aber was genau?
Kommen wir zu denen, die sagen: „Wir üben, wir führen Übungen durch.“
Oft sind das dann allerdings Übungen wie die klassische Brandschutzübung: einmal jährlich, vorhersehbar, jeder weiß, was zu tun ist, es wird abgearbeitet – Pflichttermin. Danach kann man sich auf die Schulter klopfen.
Dieses Schulterklopfen ist häufig Selbstberuhigung – und letztlich Selbstbetrug.
Denn wenn es nur unregelmäßige jährliche Großübungen gibt, bei denen vor allem das Abspulen vorgegebener Abläufe im Vordergrund steht – ohne großen Stress, ohne dynamische Lage –, dann ist das unrealistisch. Jede größere Krise, jeder Notfall ist irgendwie anders. Und genau dieses „Andersartige“ ist das, worauf Führungskräfte vorbereitet sein müssen. Dort entscheidet sich, ob eine Organisation eine Lage wirklich gut bewältigen kann.
Wichtig: Ich will nicht missverstanden werden. Das Abarbeiten von SOPs oder Checklisten ohne dynamische Lage ist nicht per se schlecht – im Gegenteil. Wenn ich eine neue Checkliste oder SOP entwickle, muss ich sie testen. Ich muss sie trainieren. Ich muss sie den Leuten beibringen. Das heißt: Ich muss sie auch einmal ohne besondere Anforderungen „abspielen“, um zu prüfen: Funktioniert das überhaupt? Und damit Teams die Chance haben, das kennenzulernen und zu internalisieren.
Nur: Der Outcome eines solchen Durchspielens ist eine getestete Checkliste. Wenn das Ziel der Übung genau das war, ist das perfekt. Aber der Outcome ist nicht automatisch eine kompetente Führungsperson.
Unter Stress handeln wir anders, als wir glauben
Im Realstress eines schweren Notfalls oder einer Krise passiert viel mit unserem Denken und unserer Wahrnehmung. Kurz gesagt: Unter starkem Stress handeln wir eher nach Gewohnheit – und eher nicht nach Lehrbuch, SOP oder Checkliste.
Darum ist krisenfit jemand, der sich an Handeln unter Stress und Druck gewöhnen konnte. Dann ist die Chance groß, dass dieses geübte Handlungsmuster auch im Ernstfall verfügbar ist.
Echte Kompetenz ist wie ein Muskel: Wenn ich ihn nie nutze, verkümmert er. Und irgendwann ist er nicht mehr ausreichend vorhanden, um in einem echten Krisenfall kompetent handeln zu können.
Realismus ist nicht gleich „Show“
Ein häufiges Problem: Realismus wird mit aufwendiger Simulation verwechselt. Mit dem Anspruch, dass „alles“ dargestellt werden muss – Rauch, Gestank, Explosionen, Einsatzkräfte, das volle Programm. Solche Übungen sind beeindruckend, aber extrem aufwendig. Und sie finden dann viel zu selten statt, um Routine zu erzeugen.
Für Routine brauche ich häufigere Übungen. Dafür dürfen sie kürzer und begrenzter sein.
Wenn das Ziel einer Übung ist, die Kompetenz einzelner Personen oder Teams zu stärken, kann ich genau das gezielt beüben. Wenn ich das regelmäßig mache – idealerweise monatlich oder zumindest alle zwei Monate –, reichen dafür oft schon 30 bis 60 Minuten.
Gerade die erste Phase einer Krisensituation ist entscheidend: Diese ersten Minuten bestimmen häufig, wie rasch und gut die Krisenreaktion hochfährt. Natürlich kann man auch andere Ausschnitte üben – das hängt vom Setting ab, das ich für die konkrete Übung wähle.
Was macht eine kleine Übung wirksam?
Zunächst braucht jede Übung – egal wie groß oder klein – ein klares Ziel. Und ich muss eine Balance zwischen Realismus und Machbarkeit finden.
Entscheidend ist, die handelnden Personen in das richtige Stressgefühl zu bringen – durch Zeitdruck, Informationsmangel und notwendige Entscheidungen oder Maßnahmen. Dafür brauche ich nicht zwingend Special Effects oder Schauspieler, sondern vor allem eine erfahrene Übungsleitung, die den richtigen Anforderungsmix herstellen kann. Dann passt das innere Erleben der Übenden genau auf den Punkt, der nötig ist, um Routine für den Ernstfall zu entwickeln.
Der wichtigste Teil: professionelle Nachbereitung
Das Allerwichtigste ist: Wenn ich krisenfit werden will, brauche ich keine Showübungen. Übungen müssen eine echte Möglichkeit für persönliches Lernen und Weiterentwicklung sein. Und dafür brauche ich zwingend eine professionelle Nachbereitung:
- Was war gut – was behalten wir bei?
- Was nehmen wir mit?
- Was sollte verbessert werden?
- Was müssen wir anpassen?
- Was müssen wir neu dazulernen?
Erst dann kann eine Übung wirklich erfolgreich sein. Übungen, die nur einem statistischen Zweck dienen („Ja, wir haben geübt“), können reine Zeit- und Geldverschwendung sein. Übungen ohne echte Auswertung und Aufarbeitung sind im Regelfall sinnlos – und ein Mittel zum Selbstbetrug.
Und: Ohne psychologische Sicherheit – ohne die Überzeugung, dass Fehler in Übungen passieren dürfen und helfen, besser vorbereitet zu sein – wird es keine echte Entwicklung geben.
Wiederholung schafft Kompetenz – aber nur mit echter Führung
Darum sind häufige kleinere Übungen deutlich besser als alle paar Jahre ein Riesenevent für Presse und Fernsehen. Wiederholung schafft Kompetenz, Sicherheit und Routine. Dazu gehört, dass man bei Übungen die echten Rollen wie im Ernstfall einnimmt – und realistischen Zeitdruck hineinbringt.
Ein Problem sehe ich immer wieder: Die oberste Führung übt nicht mit, weil sie „zu beschäftigt“ ist – zumindest offiziell. In Wirklichkeit oft, um nicht wegen Fehlern angezweifelt zu werden und Autorität zu verlieren. Aber gerade die oberste Führung braucht Übung. Sie muss Vorbild sein. Und sie braucht Kompetenz.
Und alle Übungen – ganz gleich, wie groß oder klein, auf welcher Ebene – müssen nachbereitet werden. Schulterklopfen reicht nicht. Aus jeder Übung kann und soll man lernen. Und falls man nach einer Übung feststellt, dass es nichts zu lernen gab, muss ich klar sagen: Dann war die Übung schlecht vorbereitet.
Ehrliche Nachbesprechungen sind nur in einem Klima psychologischer Sicherheit möglich – wenn jede Person eine Haltung von Entwicklung und Kompetenzvertiefung als selbstverständlich sieht. Genau diese Haltung entscheidet am Ende über den Erfolg des Krisenmanagements.
Mit regelmäßigen Übungen steigt die Souveränität der Übenden – und damit ihre persönliche und auch die organisationale Resilienz. Führungskräfte entwickeln Entscheidungsfähigkeit jenseits von Schönwetterroutinen. Und das hat oft auch sehr positive Auswirkungen auf die Routine im Alltag.
Fazit
Neue SOPs und neue Checklisten müssen zunächst choreografiert überprüft werden. Große Simulationen für die Öffentlichkeit sind nicht per se verwerflich. Nur: Echte Kompetenz entsteht durch regelmäßige Übungen – und zwar deutlich öfter als einmal im Jahr.
Diese Übungen dürfen kleiner sein. Sie dürfen maßgeschneidert sein. Die Führung muss aktiv eingebunden sein – operativ, taktisch und strategisch. Und ganz entscheidend ist das professionelle Nachbereiten: aus Erfolgen und Fehlern lernen, sich weiterentwickeln – und am besten gleich heute beginnen. Das kann jedes Unternehmen. Im Extremfall kann es Leben retten.
Das war’s für heute. Ich bin Thomas Prinz von Krisenmeisterei.at und hoffe, Sie konnten aus dieser Folge wieder wertvolle Impulse mitnehmen. Bei mir steht der Mensch im Mittelpunkt des Krisenmanagements. Souveränität, Resilienz und klare Entscheidungsfähigkeit – auch unter Druck: Darauf kommt es an. Denn am Ende macht der Human Factor den entscheidenden Unterschied.
Wenn Sie diese Themen vertiefen oder eine professionelle Begleitung für Krisenmanagement suchen, kontaktieren Sie mich gerne für ein unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam finden wir heraus, wie ich Sie und Ihre Organisation noch krisenfester machen kann.
Ihre Fragen, Themenwünsche oder eigenen Erfahrungen interessieren mich natürlich auch sehr. Schreiben Sie mir gerne ein E-Mail an podcast@krisenmeisterei.at. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
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Denken Sie daran: Der beste Zeitpunkt, sich auf Notfälle oder Krisen vorzubereiten, ist immer heute. Warten Sie nicht, bis es zu spät ist.
Vielen Dank fürs Zuhören – und auf Wiedermeistern bei der nächsten Folge.
