Hallo und herzlich willkommen, ich bin Thomas Prinz von krisenmeisterei.at. In diesem Podcast zeige ich Ihnen, wie Sie als Führungskraft auch in den schwierigsten Momenten einen kühlen Kopf bewahren, souverän entscheiden und Ihr Team sicher durch jede Krise führen. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Krisen für Sie nicht zu unlösbaren Problemen werden.
Heute geht es um das Entscheiden unter Druck. Manche Führungskräfte tun sich ja schon im Alltag ohne besonderen Zeitdruck schwer, zu Entscheidungen zu kommen. Wenn dann wichtige Informationen fehlen oder man – zumindest gefühlt – innerhalb von Sekunden entscheiden sollte, ja, dann ist für manche der ultimative Stresszustand erreicht.
Und das ist prinzipiell auch durchaus verständlich. Jemand, der in einer akuten Krise wichtige Entscheidungen treffen muss, ist durchaus nicht darum zu beneiden. Vor allem wenn man sich anschaut, wie im Nachhinein oft mit Entscheidungsträgern umgegangen wird – aber das ist wieder eine ganz andere Geschichte. Aber gerade Notfälle und Krisen bringen für gewöhnlich zwei Besonderheiten mit sich: Zum Einen fehlen in der allerersten Phase – besonders bei Krisen – oft noch Informationen, die man sehr gerne bereits VOR der ersten Entscheidung hätte. Nur kommt da Besonderheit Nummer zwei ins Spiel, und das ist der Zeitdruck. Zumindest der gefühlte, der sogenannte “subjektive” Zeitdruck. Denn je kritischer die Situation, je höher der Stress ist, umso mehr entsteht meist der Eindruck, man müsse jetzt sofort entscheiden. Und kommt damit sehr leicht und sehr schnell in eine negative Stress-Spirale hinein.
Daher: Aufgabe Nummer 1 – eigenen Stress in den Griff bekommen. Genau darüber hab ich ja in meiner letzten Episode gesprochen. Wer die versäumt hat, einfach noch schnell nachholen, da gebe ich genau zu diesem Thema wichtige Hintergrundinfos und praktische Tipps.
Dieser Punkt ist umso wichtiger, als uns ansonsten der Tunnelblick droht und wir nur allzu leichtfertig überhastet reagieren. Also: Zuerst sich selbst managen, und dann erst die Krise.
Und da gibt es gleich einen ersten Tipp von mir, nämlich die sogenannte “3-Sekunden-Regel”. Der Hintergrund dabei ist genau der bereits erwähnte empfundene extrem hohe Zeitdruck. Und meist stimmt der nicht mit dem tatsächlichen Zeitdruck überein. Soll heißen: Für gewöhnlich haben wir viel mehr Zeit für eine Entscheidung als wir selbst empfinden. Wobei ich damit nicht unbedingt Tage oder Wochen meine. Aber selbst eine Minute Bedenkzeit – sinnvoll genutzt – ist mehr als wenn ich spontan und sofort entscheide.
Aber zurück zur “3-Sekunden-Regel”: Die schließt im Grunde nahtlos an die in der letzten Episode beschriebenen Techniken, speziell die Atem-Technik an. Und zwar lautet sie so: Ich halte bewusst kurz inne und atme tief durch. Wenn es wirklich ganz schnell gehen muss, dann zumindest einmal tief – dann komme ich auf die 3 Sekunden. Habe ich etwas mehr Zeit, also zumindest 2 – 3 Minuten (und aus Erfahrung kann ich sagen: In vielen Fällen hat man in Wirklichkeit noch viel mehr Zeit), dann kann ich hier sogar die Box-Atmung anwenden. Nach diesem Durchatmen fasse ich die Situation für mich in einem Satz zusammen und handle erst dann. Das hilft mir mich zu fokussieren und in der Regel wird die Reaktion dann weniger überhastet und zielgerichteter ausfallen.
Allerdings gilt diese 3-Sekunden-Regel vor allem für eine Einzelperson, die akut auf eine plötzliche Situation reagieren muss. Als Notfall- oder Krisenmanager habe ich es meist mit komplexeren Situationen zu tun – da wird es mit dem “in einem Satz zusammenfassen” meist etwas schwierig. Außerdem geht es dann ja nicht nur um meine eigene Reaktion sondern darum, wie ich eine oft unübersichtliche und dynamische Lage optimal erfasse und zur Verfügung stehende Ressourcen zielgerichtet und effektiv einsetze.
Und damit sind natürlich auch die Techniken etwas aufwändiger. Aber wenn man sie gut verinnerlicht und geübt hat, können sie trotzdem sehr schnell zu einer guten Entscheidung verhelfen.
Gehen wir die Sache einmal Schritt für Schritt durch:
Zu aller erst sollte ich mir immer bewusst werden, wie mein zeitlicher Rahmen tatsächlich aussieht. Wieviel Zeit habe ich wirklich? Wie schnell müssen welche Entscheidungen her? Braucht es eine erste Reaktion innerhalb von weniger als einer Minute? Oder habe ich vielleicht doch eine halbe Stunde, 2 Stunden oder sogar mehr? Wieviel Zeit mir auch immer bleibt, meist ist es mehr als mir der anfängliche Stress Glauben macht. Und genau so geht es für gewöhnlich auch meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Umso wichtiger ist es daher, dass ich dieses “Zeitdruck rausnehmen” offen und transparent mit meinem gesamten Team kommuniziere und umsetze. Je besser mir das gelingt, desto besser werden die Entscheidungen und dann auch die Umsetzungen sein.
Und damit sind wir auch schon beim nächsten wesentlichen Element für gute Entscheidungen: Dem Team. Denn auch wenn Entscheidungen letztendlich von einer konkreten Person getroffen (und verantwortet) werden müssen – zur Entscheidungsfindung können und sollen in der Regel mehrere Personen beitragen. Je besser ich die Kompetenzen meines Teams nicht nur für operative Umsetzungen sondern auch für Lagefeststellung, Lagebeurteilung und Durchführungsplanung nutze, desto erfolgreicher werde ich in der Regel sein. Nicht falsch verstehen: Es geht nicht darum, dass ich einen basisdemokratischen Sesselkreis eröffne um über die Reaktion auf eine akut lebensbedrohliche Situation diskutieren und abstimmen zu lassen. Umgekehrt braucht es aber auch extrem selten den einsamen Wolf, der ohne Abstimmung mit seinem Team ganz alleine alles checkt und Entscheidungen fällt. Nein, jedes Team bringt ein Set an Kompetenzen und Erfahrungen mit sich. Je besser ich diese nutze, um so besser kann ich auf Notfall und Krise reagieren. Ganz gleich, ob ich das in Form eines Krisenstabs oder spontan nach den Regeln des Crew Ressource Managements umsetze – nutzen Sie das, was sie haben!
Und dazu gehört als nächstes gleich einmal die Visualisierung von vorhandenen Information. Führen Sie eine Lagekarte, ganz gleich um welche Art von Lage es sich handelt. Man kann jegliche Situation visualisieren, auch wenn es sich um weit verteilte oder virtuelle Lagen handelt. Wichtig dabei ist, dass einmal vorhandene Informationen klar nachvollziehbar dargestellt werden und so nicht wieder in Vergessenheit geraten oder übersehen werden. Ich habe schon sehr oft gehört: “Brauch ich nicht, kann ich mir alles merken!” Und mindestens genauso oft habe ich erlebt, dass das einfach nicht funktioniert. Zumindest nicht unter dem Stress eines Notfalls oder einer Krise.
Und bei dieser Visualisierung bzw. Darstellung von Lageinformationen habe ich gleich noch einen Tipp: Beziehen Sie nicht nur vorhandene Informationen ein sondern visualisieren Sie auch Informationen, die Ihnen zum gegebenen Zeitpunkt noch fehlen, die sie aber dringend benötigen. Das hilft in zweierlei Hinsicht: Zum Einen, damit Sie nicht darauf vergessen, diese Informationen sobald wie möglich zu beschaffen. Zum Anderen aber auch, damit Sie nicht irgendwann in die Falle tappen und einfach Annahmen treffen und diese dann für Fakten halten. Denn: Wenn mir wichtige Infos fehlen, dann MUSS ich eben oft Annahmen treffen und nach diesen handeln – da wird mir oft nichts anderes übrig bleiben. Aber es ist eben sehr wichtig, dass ich mir dessen bewusst bin, dass das eben nur Annahmen sind. Und wenn ich das ganz eindeutig in mein Lagebild einbeziehe, dann werde ich viel weniger leicht davon überrascht werden, dass sich die tatsächliche Lage ganz anders entwickelt als ich selbst geglaubt habe.
Aber wie komme ich nun konkret zu meinen Entscheidungen?
Nun, eine klassische Technik, die gerade auch bei Alltagsentscheidungen immer wieder angewendet wird, ist die gute alte Entscheidungsmatrix. Man listet die Handlungsoptionen auf und trägt quer dazu ihre Vor- und Nachteile auf. Wenn man jetzt dazu vielleicht noch die einzelnen Vor- und Nachteile gewichtet, dann kann man dadurch auch noch Prioritäten einbauen und letztendlich direkt mathematisch auswerten, welche Entscheidung die beste ist.
Wann eignet sich diese Methode besonders gut? Aus meiner Erfahrung besonders dann, wenn es eine größere Zahl an Optionen und auf den ersten Blick viele verschiedene Vor- und Nachteile dieser einzelnen Optionen gibt. Dann kann diese Methode helfen einen Überblick über diese Komplexität zu bekommen und eine gut dokumentierte Entscheidung zu treffen. Es gibt aber auch Nachteile. Zunächst einmal eignet sich diese Methode besonders gut für “einsame Wölfe” unter den Führungskräften. Überspitzt formuliert könnte man sagen: Die Führungskraft zieht sich mit Lagebild und Excel zurück und kommt eine halbe Stunde später wieder mit einer fertigen Entscheidung. Das hat natürlich nicht ursächlich mit der Methode an sich zu tun – die kann ich auch absolut in einem Team anwenden. Aber in der Praxis schaut es halt mitunter etwas anders aus. Zweite Herausforderung bei dieser Methode: Die Anwender sind oft versucht, die Liste der Vor- und Nachteile möglichst kurz zu halten, damit die Matrix nicht zu unübersichtlich wird. Dadurch werden mitunter manche Dinge aus dem Fokus verloren, gleichzeitig werden manchmal eigentlich unterschiedliche Aspekte zu sehr vereinheitlicht – damit die Optionen letztendlich leichter vergleichbar werden. Auch diese Problem liegt nicht ursächlich an der Methode selbst sondern an ihrer Anwendung. Man kann diese Systematik durchaus differenziert einsetzen – in der Praxis passieren halt solche Fehler oder zumindest Ungenauigkeiten immer wieder.
Welche andere Methode zur Entscheidungsfindung gibt es? Nun, meine persönliche Lieblingsmethode kommt aus dem Crew Ressource Management und hört auf den eigenartigen Namen “FORDEC”. Wie man sich leicht vorstellen kann ist das natürlich nur ein Kunstwort, das aus den ersten Buchstaben der einzelnen Schritte dieser Methode besteht, und zwar: “Facts – Options – Risks & Benefits – Decision – Execution – und Check & Control”. Ok, da steckt jetzt natürlich mehr drinnen als das Entscheiden alleine. Aber es beschreibt letztendlich einen Prozess, der zu meiner Entscheidung führt – und darüber hinaus. Letztendlich bildet dieses FORDEC meinen ganzen Führungsprozess ab, indem in wiederkehrenden Zyklen die Lage erkundet und bewertet wird, Optionen gesucht und bewertet werden, Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden und letztendlich die Auswirkung dieser umgesetzten Entscheidungen auf die Lage erkundet werden – und dann beginnt das Rad wieder von vorne zu laufen. Aber warum fällt das für mich unter Entscheidungsfindung?
Zunächst einmal die systematische Vorgehensweise: Indem ich zuerst die Fakten zusammentrage – idealerweise mit meinem Team bzw. Krisenstab – und erst DANACH die Liste der möglichen Optionen erstelle helfe ich mir selbst dabei, nicht aus Vorliebe für eine bestimmte Option wichtige Lageinformationen zu ignorieren oder falsch zu bewerten. Denn das ist eine der vielen Herausforderungen, der wir uns als Menschen stellen müssen: Unsere Vorlieben wirken sich darauf aus, welche Informationen wir besonders gut oder besonders schlecht wahrnehmen. Daher ist es sehr hilfreich, beim Zusammentragen der Fakten zuerst die Liste der möglichen Optionen bewusst auszublenden. Das hilft auch, im nächsten Schritt eine möglichst umfassende Optionenliste zu erstellen. Und dann wird diese Liste bewertet. Auf den ersten Blick klingt “Risks & Benefits” fast ident zu “Vor- und Nachteile” aus der Entscheidungsmatrix. In der Praxis, vor allem wenn die Methoden entsprechend geübt sind, zeigt sich oft ein wichtiger Unterschied: In der Entscheidungsmatrix werden die Vor- und Nachteile häufig nur im Hier und Jetzt bewertet. Führungskräfte oder Teams, die nach FORDEC vorgehen, beziehen bei der Evaluierung von Risiken und Vorteilen in der Regel aber viel stärker die möglichen weiteren Entwicklungen mit ein: Sie “extrapolieren” die gegenwärtige Lage und versuchen sich ein zukünftiges Lagebild zu erstellen und bewerten die verschiedenen Optionen eben auch aus diesem Blickwinkel. Noch einmal: Das kann ich selbstverständlich auch mit der Entscheidungsmatrix. Das ist kein “Fehler” in der Methode. Aber meine Erfahrung zeigt: Führungskräfte, die die Entscheidungsmatrix isoliert als Methode zur Entscheidungsfindung einsetzen tendieren eher dazu, “hinter der Lage” zu bleiben, weil sie immer nur das aktuelle Lagebild in ihre Erwägungen einbeziehen und zukünftige Entwicklungen bzw. generell die Dynamik der Lage leichter unterschätzen. Dort, wo die Entscheidungsfindung in eine umfassendere Methodik eingebunden ist, wie beispielsweise bei FORDEC, wird viel eher an die weitere Entwicklung gedacht – wie ein Schachspieler, der vor jedem Zug mehrere Züge in die Zukunft hineinplant. Und so ist es dann in der Regel leichter “vor die Lage” zu kommen und weniger leicht von plötzlichen Lageänderungen bzw. Eskalationen überrascht zu werden.
Nur, wie übt man das jetzt am besten? Natürlich kommen bei jeder Übung, sei es eine Stabsrahmenübung, eine Simulationsübung oder auch ein Table-Top laufend Entscheidungen vor. Diese werden aber häufig erst im Nachhinein, im Kontext der Gesamtübung bewertet. Dadurch geht der Entscheidungsprozess selbst mitunter etwas unter bzw. es fehlt dann einfach oft die Möglichkeit, diesen Prozess so oft zu wiederholen, bis er optimiert und verinnerlicht wird. Das Ergebnis ist eine Lernkurve die langsamer ist, als man vielleicht gerne hätte.
Ich selbst verwende daher gerne isolierte Entscheidungsübungen bei denen die zu Übenden mit einer kurzen Lage konfrontiert werden zu der sie innerhalb kürzester Zeit eine Entscheidung – meist in Form von Erstmaßnahmen – zu treffen haben. Das beginnt bei 5 Minuten und steigert sich dann bis zu “jetzt sofort”. Ein Herausforderung dabei ist die dafür notwendige Anzahl an unterschiedlichen Lagen – denn wenn dieselben 10 – 15 Lagen immer wieder geübt werden, dann kann man irgendwann die dafür optimalen Entscheidungen auswendig – ohne aber das Entscheiden selbst zu üben.
Ich habe daher für meine Trainings einen “Lage-Generator” entwickelt. Den “füttere” ich – je nach Unternehmen, Organisation oder Behörde – mit den konkreten Gegebenheiten, wie z.B. Örtlichkeiten, Personen oder auch möglichen Störungen, Notfällen oder Krisenursachen. Via Zufallsgenerator werden diese Informationen dann zu konkreten Lagen kombiniert. Was mitunter auch zu Lagen führt, die auf den ersten Blick absurd klingen. Allerdings gibt es bei genauerer Überlegung dann auch immer mögliche Erklärungen dafür. Und so wird über diese Methode nicht nur das Entscheiden selbst geübt sondern auch, wie man mit zunächst eigenartig klingenden Erstinformationen umgeht. Denn auch in der Praxis kommen solche öfter vor als man denkt. Dabei wird dann aber oft zunächst gar nicht oder zumindest nicht optimal reagiert. Man “schaut sich das zuerst einmal an” – weil es eben so “komisch” klingt. Und wenn man dann draufkommt, was konkret dahinter steckt, ist der Schaden mitunter schon wieder viel größer als wenn man gleich eine gute Reaktion gestartet hätte.
Also: Auch Entscheiden will geübt sein. Voraussetzung für gute Entscheidungen unter Druck ist zunächst einmal, dass man sich selbst managen kann, dass man seinen eigenen “Anfangsstress” so gut wie möglich in den Griff bekommt. Dann Zeitdruck rausnehmen: Überlegen Sie, wie schnell die Entscheidung wirklich da sein muss. Treffen Sie Entscheidungen immer so rasch wie nötig, nehmen Sie sich dabei aber auch soviel Zeit wie möglich. Und dann ist es wichtig, dass man systematisch vorgeht und dabei alle vorhandenen Ressourcen nutzt: Alle vorhandenen Informationen sowie die vorhandenen und verfügbaren Kompetenzen von Stab bzw. Team. Und: Das man sich auch dessen bewusst ist, was man gerade NICHT weiß aber gerne wissen würde. Denn dann wird es viel leichter, seine Entscheidungen – wenn notwendig – anzupassen, sobald diese Informationen dann auch wirklich da sind.
Und noch einmal: Auch für das Entscheiden unter Druck gilt: Üben, üben, üben. Auch wenn Führungskräfte im Alltag laufend Entscheidungen treffen: Im Notfall oder in einer Krise ist es halt dann doch wieder etwas anderes. Und darauf kann und muss man sich vorbereiten.
Das war’s soweit zum Thema „Entscheiden unter Druck“. Was sind Ihre Erfahrungen? Schreiben Sie mir ein E-Mail an podcast@krisenmeisterei.at oder hinterlassen Sie mir eine Sprachnachricht auf memo.fm/krisenmeisterei. Ich freue mich auf Ihre Gedanken!
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Denken Sie daran: Der beste Zeitpunkt, sich auf Notfälle oder Krisen vorzubereiten, ist immer heute. Warten Sie nicht, bis es zu spät ist!
Das war’s für heute. Ich bin Thomas Prinz von krisenmeisterei.at. Vielen Dank fürs Zuhören und auf Wiedermeistern bei der nächsten Folge!
